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从“开会”想到的

发布时间:2017/03/07 经典文章 Article 近期文章 标签:心不竞浏览次数:682

日本太阳工业公司为提高开会效率,实行开会分析成本制度。

每次开会时,总是把一个醒目的会议成本分析表贴在黑板上。成本的算法是:会议成本=每小时平均工资的3×2×开会人数×会议时间(小时)。公式中平均工资×3,是因为劳动产值高于平均工资;乘以2是因为参加会议要中断经常性工作,损失要以2倍来计算。参加会议的人数越多,时间越长,成本越高。

我们需要通过开会这样一种形式,传达上级指示,进行工作部署,对当前工作进展情况进行交流和沟通,更重要的是要通过会议研究形成我们的具体办法和实施方针。开会不是目的,关键是要使会议布置的工作得到贯彻落实。

道理似乎每个人都懂,但是真正开会的时候,往往有些会议不能达到预期的目的。大家问题多,办法少;建议多,决议少;结果是将意见提交上级领导决策。甚至有的会议成了大家推托责任的借口,大家研究过了,利弊也做了说明,至于究竟该做出什么决定,那是领导的事情。其实,这是一种不负责任的表现。

曾有这样的会议,围绕一个合同是否需要签订的问题,大家在会上纷纷发表自己的意见,本来准备大约20分钟就可以结束,大家讨论了一个半小时,但还是没有形成明确的意见。有位领导说:刚才的会让人感觉真累,自己的意见不敢说明,大家都在兜圈子,结果,看别人都这样,我只好也随大溜,其实,我的意见是不同意。类似的会议,其实是在浪费资源,毫无效率可言。

如果企业任用你作为高管人员,是对你能力的认可,更是认可你的责任感。如果你连真话都不敢说,那你的责任心体现在哪里呢?你有没有感觉到对公司有愧呢?

开会只是体现企业工作效率的一个侧面,企业的工作效率,要通过方方面面的工作才能够体现。

企业管理为什么低下,是扯皮和推诿!

清洁工、保安人员、一般员工会扯皮吗?不会的。

真正推诿的人,都是在公司各个方面的负主要责任的高级管理人员!

承担责任,绝不扯皮,是个人素质的综合表现。

我喜欢打高尔夫球,打高尔夫球时,不同的距离需要使用不同的球杆。我曾遇到过一个球童,是在球场实习的应届大学毕业生。

当时,我看了看距离,让他拿一个7号杆,他满头大汗地拿着跑过来,我再观察发现这个球位不好,需要6号杆,他又满头大汗地跑去拿6号杆,可是等我再仔细看看,发觉还是不行,只要8号球杆就行,他又撒腿跑到球车上拿8号球杆。

我告诉球童:“多用脑,可以少用腿!”

我在海口的一个球场,也遇到过一位球童,他是当地农家的孩子,并没有多少文化,但是做事却十分聪明。当我告诉他需要7号球杆时,他也会同时拿来6号杆和8号杆,当我觉得7号不合适的时候,他立即就有6号和8号供我选择,不仅我感觉满意,而且他本人也不用来来回回地跑。

我们在公司的日常管理上,不也是一样的道理吗?同样的工作,是不是在用“心”工作?效率会截然不同,服务的结果也不同,创造的价值也肯定截然不同。

降低成本也可以提高效率。

当你在无所事事的同时,就是在浪费企业的资源,在浪费社会的资源。当你坐在宽敞现代的会议室里,听空洞乏味的报告时;当你在冷气开放、清新优雅的办公室里上网聊天时;当你面对手头的工作,磨磨蹭蹭,人为延长时间时……你需要的不是内心的不安,而是需要首先进行一下成本核算,核算一下你所耗费的资源,核算一下你所因此失去的收益,核算一下你白白浪费的价值。

当前,全社会都在提倡节约,金海集团也在公司上下推行精细化管理的方针,将有限的资源更多地投入到为客户提供的产品中,为消费者带来更大的实惠,为企业带来更多的效益,为社会做出更多的贡献。这是企业的责任,也是企业中每个成员的责任。

提升工作效率,不是口号而要行动。

关于如何提高我们的工作效率,我们目前已经应用了很多的方法,有些也很有效,比如日清月结的管理办法,比如制订并实施月份工作计划的方法等,但所有的方法只是一种手段,最终都要落实和体现在工作的结果上。

仔细想想,我们提高效率所可以采取的办法可能很普通,但只要坚持下来,取得的效果一定有很大不同。

撒切尔夫人提高工作效率的十原则是:

1、你要消灭官僚主义,但不能靠官僚机构去消灭官僚主义。

2、首先确定目标,然后确定时间,一项一项去干。

3、必须选择那些有改革责任心的人去贯彻你的决心。

4、你不要靠委员会讨论传递意见,而要坚持让那些调查研究人员直接向你报告。任何有创造性的意见经过委员会讨论后就变成了毫无生气的折衷主义。

5、对任何事情都不凭想当然,要亲自到基层去看看。

6、你把任务交给谁,这个人一定要敢于直言。

7、千万不要陷入文件堆里,文件就是病房。

8、不断反复问自己,这项工作干下去有无价值。

9、知识就是力量,要善于从干的人身上获得力量。

10、一个好的报告就等于没有发出的情书,必须待发生效果才算数。报告要生动简练。

结合自己的工作,从中你也许会有所领悟。那么,请马上开始行动。

工作效率创造价值。

对于工作效率的高低,不妨让我们想想:从接到客户投诉,到处理好问题,我们是不是最快的,我们的成本是不是最低的,我们的服务是不是客户最满意的。这些,都关系到我们的信誉,关系到企业的形象。同样,提供这项服务的员工,你的工作效率正与此直接相关。

NBA对于球员有一个综合判断指数:效率准则(也称之为单位效率准则)。通过数据分析,才能证明一个球员的价值。

这个效率指数的最基本思路是将一名球员的球场表现折算成为一个可以进行比较的数字,保障了不同位置的球员都可以在一个通过换算后的同一起跑线上进行比较。

计算这个效率指数的公式为:[(得分+篮板+助攻+抢断+封盖)-(出手次数-命中次数)-(罚球次数-罚球命中次数)-失误次数]/球员上场比赛的场次。这个依据的得出,可以综合判断球员良性表现,并且参照球员的球场不良表现,接着根据球员出场的次数来得出单场平均的效率表现。

最近5个赛季,领衔联盟效率指数的球员基本上是科比、加索尔、吉姆斯等灵魂球员,这些球员用事实证明自己的效率的确可以在全联盟中位列前茅。

事实上,假设你提高20%的工作效率,你实际创造价值的增长将远超过20%。

企业运营的根本目的是资源得到最有效的利用并实现效益最大化。提高工作效率,就是提高员工自身的价值,就是提升企业的价值。

行动,是效率的生命。

我看了吴志东的一篇文章(《中外管理》2006年第8期),这篇文章着重说明了行动的重要性,我把这篇文章的主要内容在这里和大家分享。

在我们公司内,总有些人在夸夸其谈,但是做起来却难上加难。要缩短“说了”与“做了”之间的距离,就必须营造强有力的企业执行力。

我们在召开会议、检查工作或听取工作汇报时,经常听到的回答常常是:“已经说了”,“已经安排了”,而不是“已经做了”。

其实,我们要认识到“说了”和“做了”之间有很长的一段距离。我们是企业,面对市场要快速反应!希望今后布置工作后,反馈的结果不再是“已经说了”,而应是“已经做了”。

如何缩短“说了”与“做了”之间的距离呢?简单地讲,就是领导层的决议、指示、布置的工作,能迅速而不折不扣地贯彻下去,落到实处,解决问题。这关系到一个企业是否具有“执行力”。企业如果没有雷厉风行、令行禁止、贯彻到底的执行力,再好的决策也只能成为一种愿望!要么走样!企业就此会失去战斗力和生命力。

 “执行力”是企业文化的重要组成部分,是自上而下全公司员工的职业使命。

要缩短“说了”与“做了”之间的距离,必须营造强有力的企业执行力。

提高效率就是提高管理水平,而管理的内涵在于要有权威性。

首先,任何“指示、决议、布置的工作”一旦形成,就成为企业铁的纪律,执行层必须无条件服从。因为它代表企业治理规则的尊严,具有绝对的权威性,是员工职业要求必须遵守而不能选择的。“要么不干,要么不折不扣地执行。”这是考验员工“表里如一、诚实服从”,“对企业忠诚度”的底线。要把提高“执行力”的“法制意识”变成为企业最重要的管理,企业才会有“战斗力”和“生命力”。

我们把“不折不扣地执行”用一个等式来表示:

执行力:不折不扣地执行=没有任何借口地贯彻落实+按质按量按时地完成。

其次,对于任何“指示、决议、布置的工作”,下级不要问为什么,也不要问怎么做,执行是没有商量余地的,执行是你的职业使命。至于怎么做,怎么完成,那是你应该想的事。因此如何想方法去克服困难,迅速而全面地完成工作,这时成为了你工作的第一要务。关键是在“做”,没有实际行动,就没有执行力。

再次,在反馈或汇报工作时,回答问题应该是:“已经做了,结果如何。”不要谈过程,不用强调困难,反馈要的是结果。

制度保证“执行”力度。

同时,对“布置的工作”要建立督办机制,要有跟踪、检查、监督和反馈,形成规范的管理制度,以保证强势的“执行力度”。任何工作会议要有“会议纪要”,并要有“执行情况检查和执行结果报告”,在执行完毕之后向相关领导反馈。这要成为企业规范制度的一部分。如果没有监督、检查机制,管理就失去了严肃性,就会出现“管理空洞”,造成下级执行时的松懈、推诿和不负责。

建立责任追究制度。对迟迟不落实、没完成的事而又无特殊原因者,要追究其工作责任并建立相应的奖惩制度;对“布置工作”的执行情况要有最终的成效质量考核标准,每一件事,每一项工作都要有考核,有记录,使之成为干部任职、晋升的业绩档案。这有利于良性竞争机制的建立。

对于领导而言,强调的是落实和检查。执行力度也有一个等式:

开会+不落实=0

布置工作+不检查=0

抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

落实、检查,应该从制度上加以保证。

提高执行能力,是本文要求的重点,也是提高我们企业管理效率的核心。

各级管理者提高自身的执行能力,就是要善于发现问题、思考问题、解决问题,三个方面缺一不可。如果说发现问题需要敏锐,思考问题需要智慧,提出问题需要勇气,那么拿出切实可行的解决方案去完成你的工作,这就是你的能力。

执行能力=不断地(发现问题+思考问题+解决问题)

要善于沟通、协调。无论是纵向,还是横向的沟通与协调,都是现代管理者必须具备的一种能力,它能使我们在错综复杂的问题中理顺关系、打开关节、克服困难、解决问题。执行的过程就是通过努力来克服困难、解决问题的过程,这需要营造一种和谐的工作氛围和一个理性竞争的多赢理念、一股锲而不舍的精神。“办法总比困难多”,解决冲突、跨越障碍的能力是在不断地磨炼中培养出来的。

打倒扯皮!

必须按质、按量、按时完成所承担的工作任务,这需要提供工作的“精细化”管理方案。我们所说的执行力,不仅仅是“务实运作的细节”,“精细化不仅仅是对细节的重视,它更多的是体现一种精神文化、一种科学态度、一种工作作风和一种生活习惯”。“执行”能力的提高,需要求实务真的科学态度、追求卓越的工作作风和一丝不苟的敬业精神,这要形成一种习惯,一种自觉的动力,才能驱使我们认真对待工作,追求完美。

能力的提高是在日积月累的实践中形成的。如果我们每天晚上睡觉前都能想一想:今天做对了些什么,做错了些什么,明天怎样去改进,我们一年就有365次改善工作的机会。经过不间断地教育、学习、修炼、改善和创新,就能培养出自己强有力的执行能力,“已经说了”与“已经做了”之间的距离就会在不断地改进中消失。我们在现实生活中,只要打开报纸、电视、广播等任何媒体,全部都是各种会议,所有人都在长篇大论,总是开会怎么会有效率?让我们从自己做起,从我们的企业做起,创造价值,不准扯皮,提高效率。

但愿:

我们以后再也不要用会议的开始,来检查会议的结束;再也不要用会议的形式,来检查会议的结果。

说了,没用。只有做了,才能有效!

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